Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti Luodon kunta on tiedonhallintayksikkönä ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista, asiarekisteristä ja asiakirjoista. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Tämän asiakirjan tarkoituksena on edistää hallinnon avoimuutta. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Luodon kunnan asiarekisterien ja palvelujen tiedonhallinta on järjestetty. Tarkoituksena on myös toteuttaa julkisuuslakia ja palvella kuntalaisia selkeyttämällä ja helpottamalla asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä.
Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt tulee yksilöidä siten että kunta voi selvittää mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999, 13 §). Kunnan velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Luodon kunnan asiakirjarekisterit ja tiedonhallinta
Luodon kunnan tiedonhallinta ja asiakirjarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää metadataa asioista eli tietoja käsiteltävistä asioista ja tiedoista. Postikirja ja asiakirjarekisteri ovat rekistereitä vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiakirjarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Luodon kunnan tietohallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin ja rekistereihin sekä paperiaineistoon.
Tietopalvelu ja tietopyynnöt
Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vapaasti muotoiltu tietopyyntö toimitetaan kunnan kirjaamoon sähköpostilla tai kirjepostilla, yhteystiedot löytyvät tekstin lopussa. Kunnan kirjaamosta saa tarvittaessa tietoja kunnan eri viranomaisista ja vastuuhenkilöistä.
Luodon kunnan asiakirjoja koskeva tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Muita mahdollisia hakuperusteita ovat asian nimi, hanke, yritys, organisaatio tai henkilö, sekä ajankohta.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tiedot julkisista asiakirjoista tulee antaa mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asiakirjan ja asian ratkaisu vaatii erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan sovitun mukaisesti.
Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä tai paperisina. Paperitulosteista ja/tai käytetystä työajasta voidaan periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina voi tutustua Luodon kunnan tiloissa.
Luodon kunnan tietovarannot ja tietojärjestelmät
Tietovarannolla tarkoitetaan tietomateriaalin kokonaisuutta, jota käytetään viranomaisen tehtäviin tai muuhun toimintaan. Luodon kunnan tietovaranto on kokonaisuus koostuen tietojärjestelmistä sekä loogisesta ja fyysisestä varastoinnista. Näissä tietovarannoissa ja -järjestelmissä säilytetään niin henkilötietoja, joita GDPR koskee, kuin muuta dataa ja tietoja, joita Luodon kunta käsittelee viranomaistehtävässään ja -palveluissaan.
Looginen tietovaranto eli rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Rekisteri voi koostua yhdestä tai useammasta, eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä. Loogisen rekisterin käsite tarkoittaa sitä, että samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin. Rekisteröidyllä henkilöllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Se on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.
Fyysinen tietovaranto eli arkisto tarkoittaa järjestelmää, jonka kohteena ovat asiakirjaryhmät ja niiden tallennus. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa.
Luodon kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa. Luodon kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.
Luodon kunta hallinnoi useita tietovarantoja ja -järjestelmiä, joista keskeisimmät esitetään alla sektoreittain.
Yleishallinto ja konsernipalvelut:
Tietovaranto: Kunnan yleishallinto hoitaa lakisääteisiä tehtäviä, jotka liittyvät mm. eri sektoreiden asiakirja- ja datakäsittelyyn sekä hallintoon ja tukipalveluiden ohjaukseen, esim. ICT-palvelut. Hallinnon tuottamia asiakirjoja ovat mm. pöytäkirjat, ohjausasiakirjat ja esim. kunnanhallituksen ja -valtuuston päätösten valmisteluun ja täytäntöön panoon liittyvät asiakirjat, sopimukset sekä tiedonhallinta-asiakirjat.
Tietojärjestelmä: postikirja/asiarekisteri, asianhallintajärjestelmä, kokousasiakirjaportaali, väestörekisteri, luottamushenkilörekisteri, sidonnaisuusrekisteri, sopimusrekisteri, henkilörekisteri vaalien toimittamista varten.
Taloushallinto:
Tietovaranto: taloushallinnolle kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. taloussuunnitteluun, tilinpäätökseen, rahoitushallintoon, kirjanpitoon, laskutukseen, maksuliikenteeseen, asiakasrekisteriin, toimittajarekisteriin, tilastoihin, sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan.
Tietojärjestelmä: Taloushallinnon tietojärjestelmät kirjanpidolle, käyttöomaisuuksille ja pankkiyhteyksille.
Henkilöstöhallinto:
Tietovaranto: henkilöstöhallinnolle kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen mm. henkilöstörekrytointiin, palvelusuhteen käsittelemiseen, matkalaskuihin, henkilöstörekisteriin, työaikaseurantaan, palkkahallintoon ja tulorekisteriin sekä muuhun henkilöstöhallintoon sekä kunnan ruoka- ja siivouspalvelutoimintoihin liittyviin asiakirjoihin.
Tietojärjestelmä: henkilöstöhallintojärjestelmä, rekrytointipalvelu, työaikaseurantaohjelma, asiakasrekisteri, työllisyyspalvelurekisteri, henkilöstön hyvinvointipalelurekisteri, kunnan ruoka- ja siivouspalveluihin liittyvä toimittajarekisteri.
Hyvinvointipalvelut:
Tietovaranto: hyvinvointisektorille kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. kirjastotoimintaan, kunnan hyvinvointipalveluihin, kulttuuripalveluihin, kulttuurin, liikunnan ja vapaa-ajan avustushakemuksiin, kunnan nuorisotoimintaan sekä kunnan tilojen varauksiin.
Tietojärjestelmä: tilojen varausjärjestelmä, kirjaston lainaajarekisteri, asiakasrekisteri, lainaus, maksut ja tilastot.
Koulutuspalvelut:
Tietovaranto: koulutuspalveluille kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. esikoulutoimintaan, perusopetukseen sekä oppilas- ja opiskelijahallintoon ja koulukuljetuksiin.
Tietojärjestelmä: perusopetuksen oppilasrekisteri, oppilas- ja opiskelijahallintojärjestelmä, opettajarekisteri, arviointirekisteri, ohjelma kodin ja koulun väliselle viestinnälle, koulupsykologi- ja kuraattoripalveluiden asiakasrekisteri, tietoa koulukuljetuksista (oppilas- ja palvelutuottajatiedot).
Varhaiskasvatus:
Tietovaranto: varhaiskasvatussektorille kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. varhaiskasvatukseen, kunnan aamu-, iltapäivä ja puistotoimintaan sekä lasten kodinhoitotukeen.
Tietojärjestelmä: Lasten, huoltajien ja varhaiskasvatuksen ja kerhotoiminnan sidosryhmien tietojen käsittelyyn liittyvä varhaiskasvatuksen ja esikouluopetuksen tietorekisteri, henkilöstörekisteri.
Tekniset palvelut:
Tietovarannot: tekniselle sektorille kuuluvien lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja asiakirjojen tuottaminen liittyen mm. kaavoitukseen, kiinteistöihin ja alueisiin, tieverkostoon, rakentamiseen ja lupiin, rakennelmiin ja kunnallistekniikkaan, maa-alueiden ja tonttien ostoon ja myyntiin sekä ympäristönsuojeluun.
Tietojärjestelmä: asiankäsittelyjärjestelmä, rakentamiseen ja asumiseen liittyvä järjestelmä, kiinteistöhallinto, rakennuslupa- ja valvonta-asioiden käsittelyjärjestelmä, kiinteistörekisteri ja paikanninjärjestelmä, tieverkosto-, yksityisteiden ja yksityistietoimitusten rekisteri, ympäristönsuojeluviranomaisen lupa- ja valvontarekisteri.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Tiedon antamisesta päättävä viranomainen
Tietopyyntö toimitetaan Luodon kunnan kirjaamoon, joka toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi organisaation sisällä oikealle henkilölle.
Posti: Luodon kunta
Pohjoinen Luodontie 30
68570 Luoto
Sähköposti: kirjaamo@larsmo.fi
Puh.: 06-7847 111