Beskrivning av handlingars offentlighet
Enligt 28 § i lagen om informationshantering (906/2019) ska Larsmo kommun som informationshanteringsenhet upprätthålla en beskrivning av de informationslager, ärenderegister och handlingar om kommunen förvaltar. Syftet med föreliggande dokument är främja öppenheten inom förvaltningen. Avsikten är dels att ge en allmän bild av hurudant informationsmaterial som finns i Larsmo kommun, dels att beskriva hur informationshanteringen har ordnats i kommunen. Avsikten är också att förverkliga offentlighetslagen och att ge service åt kommuninvånarna genom att tydliggöra och göra det lättare för dem att lämna in en begäran om att ta del av handlingar och information.
Enligt offentlighetslagen ska en begäran om att ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att kommunen skall kunna utreda vilken handling den avser (MyndOffL 621/1999, 13 §). Det är kommunens skyldighet att hjälpa den som begär information att individualisera handlingen.
Larsmo kommuns ärenderegister och informationshantering
Larsmo kommuns informationshantering och ärenderegister är en logisk helhet som innehåller metadata, alltså information, om de ärenden och den information som hanteras. Postboken och ärenderegistret är register över anhängiggjorda ärenden och deras behandlingsskeden med dokument och handlingar som hänför sig till dem. Uppgifter som hör till ärendet finns i kommunens ärendehanteringssystem, kommunens övriga it-system och register samt i form av pappershandlingar.
Informationsservice och informationsbegäranden
Enligt lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har alla rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar. En fritt formulerad begäran om uppgifter/information skickas till kommunens registratur per e-post eller post, kontaktuppgifter finns i slutet av detta dokument. Information om kommunens olika myndigheter och ansvarspersoner fås vid behov genom att kontakta kommunens registratur.
En begäran om information som gäller Larsmo kommuns handlingar ska specificeras tillräckligt noggrant så att det framgår vilken eller vilka handlingar som avses och så att en sökning i handlingarna är möjlig. Det lönar sig att alltid att ange handlingens datum eller rubrik om de är kända. Andra möjliga sökkriterier är namn på ett ärende, ett projekt, ett företag, en organisation eller en person samt tidsangivelser.
Begäran om offentlig handling
Om begäran gäller en offentlig handling behöver den inte motiveras och den som begär information behöver inte heller uppge för vilket ändamål informationen ska användas. Informationsbegäranden om offentliga handlingar kan framställas per telefon eller med en fritt formulerad skriftlig begäran t.ex. per e-post.
Begäran om sekretessbelagd handling
När information begärs om en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagda handlingar, om vilka information endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, ska den som begär den aktuella handlingen uppge informationens användningsändamål och bestyrka sin identitet. Kommunen kan begära ytterligare information om sådan behövs för att förutsättningarna för utlämnande av information ska kunna utredas.
Tidsfrister för behandling av informationsbegäranden
Information om offentliga handlingar lämnas ut så snart som möjligt, senast inom två veckor från inlämnandet av begäran. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller mer arbete än vanligt, lämnas informationen ut eller avgörs ärendet enligt överenskommelse.
Beroende på vilken typ av handling begäran gäller kan kommunen lämna ut de begärda uppgifterna antingen elektroniskt eller i pappersform. En avgift kan tas för pappersutskrifter och/eller förbrukad arbetstid. De uppgifter som inte kan lämnas ut elektroniskt eller i pappersform kan läsas i Larsmo kommuns lokaler.
Larsmo kommuns informationslager och informationssystem
Med informationslager avses en uppsättning informationsmaterial som används för skötseln av de uppgifter som tillkommer kommunen eller vid annan kommunal verksamhet. Larsmo kommuns informationslager består av informationssystem samt logiska och fysiska informationslager. I dessa informationslager och -system sparas såväl personuppgifter, som berörs av GDPR, och övrig data och information som hanteras av Larsmo kommun i sin myndighetsuppgift och -tjänst.
Logiskt informationslager, dvs. register, avser en samling uppgifter som består av registrerade personers personuppgifter, varifrån man kan få uppgifter på vissa grunder. Registret kan bestå av en eller flera uppgiftskällor som kan finnas på olika ställen. Begreppet logiskt register betyder att uppgifter som samlats in för samma användningsändamål hör till samma personregister. Med registrerad person avses den fysiska person, vars uppgifter behandlas i registret. Beroende på register är den registrerade t.ex. en kund, kommuninvånare, en anställd i organisationen eller en samarbetspart.
Fysiskt informationslager, dvs. arkiv, är ett system med grupper av handlingar och lagring av dem. Arkiv innebär också ett utrymme som avsett för förvaring av handlingar.
Larsmo kommuns informationslager och register finns i både analog (papper) och digital (elektronisk) form. Vid behandlingen, förvaringen, arkiveringen och förstöringen av uppgifter och handlingar följer Larsmo kommuns bestämmelser och förordningar i lag (kommunallagen, förvaltningslagen, EU:s dataskyddsförordning och den nationella dataskyddslagen, offentlighetslagen, informationshanteringslagen, uppgiftsspecifika speciallagar och arkivlagen).
De mest väsentliga informationslagren och -systemen inom Larsmo kommun beskrivs nedan på ett allmänt plan enligt sektor.
Allmän förvaltning och koncerntjänster:
Informationslager: Kommunens allmänna förvaltning handhar lagstadgade uppgifter som bl.a. hänför sig till dokument- och datahantering inom de olika sektorerna samt administration och styrning av stödtjänster, t.ex. ICT-tjänster. Förvaltningen producerar bl.a. protokoll, styrdokument och handlingar som hänför sig till beredningar och verkställighet av t.ex. kommunstyrelsens och -fullmäktiges beslut, avtal samt handlingar för informationsstyrning.
Informationssystem: postbok/ärenderegister, ärendehanteringssystem, portal för möteshandlingar, befolkningsregister, register över förtroendevalda, register över bindningar, avtalsregister, personregister för förrättande av val.
Ekonomiförvaltning:
Informationslager: ekonomiförvaltningen handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som bl.a. hänför sig till ekonomiplanering, bokslut, finansförvaltning, bokföring, fakturering, betalningsrörelse, kundregister, leverantörsregister, statistik, intern kontroll och riskhantering.
Informationssystem: Ekonomiförvaltningens system för bokföring, anläggningstillgångar, fakturering, bankförbindelse.
Personalförvaltning:
Informationslager: personalförvaltningen handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som bl.a. hänför sig till rekrytering av personal, hantering av anställningar, reseräkningar, register över anställda, arbetstidsuppföljning, löneadministration och inkomstregister samt övrig personaladministration samt handlingar som hänför sig till kommunens kost- och städfunktioner.
Informationssystem: personalförvaltningssystem, rekryteringstjänst, program för arbetstidsuppföljning, kundregister, register för sysselsättningstjänster, register över personalens välmåendeservice, leverantörsregister inom kommunens kost- och städfunktioner.
Välfärdstjänster:
Informationslager: sektorn för välfärdstjänster handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som bl.a. hänför sig till bibliotekets verksamhet, kommunens välfärdstjänster, kulturtjänster och service, bidragsansökningar inom kultur, idrott och fritid, kommunens ungdomsverksamhet samt bokning av kommunens utrymmen.
Informationssystem: system för bokning av lokaler/utrymmen, bibliotekets register över låntagare, kundregister, utlåning, avgifter och statistik.
Utbildningstjänster:
Informationslager: sektorn för utbildningstjänster handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som bl.a. hänför sig till handläggning av ärenden inom förskoleverksamheten, den grundläggande utbildningen samt elev- och studerande administration och skolskjutsar.
Informationssystem: elevregister för den grundläggande utbildningen, system för elev- och studerandeadministration, register över lärare, register för bedömning, program för kommunikationen mellan hemmet och skolan, klientregister för skolpsykolog- och kuratorstjänster, information om skolskjutsar (uppgifter om elever och serviceproducenter).
Småbarnspedagogik:
Informationslager: sektorn för småbarnspedagogik handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som bl.a. hänför sig till ärenden inom småbarns- och barnpedagogik, kommunens morgon-, eftermiddags- och parkverksamhet samt för stöd för vård av barn i hemmet.
Informationssystem: Informationsregister för småbarnspedagogik och förskoleundervisning för hantering av uppgifter om barn, vårdnadshavare och intressentgrupper för småbarnspedagogik och klubbverksamhet, personalregister.
Tekniska tjänster:
Informationslager: sektorn för tekniska tjänster handhar lagstadgade uppgifter och producerar handlingar som bl.a. hänför sig till ärenden inom planläggning, fastigheter och områden, vägnät, byggande och tillstånd, anläggningar och kommunalteknik, köp och försäljning av mark och tomter samt miljövård.
Informationssystem: ärendehanteringssystem, system för byggnads- och boendefrågor, fastighetsförvaltning, program för hantering av bygglov och tillsynsärenden, fastighetsregister och system för platsdata, register över vägnät, enskilda vägar och för förrättningar av enskilda vägar, tillstånds- och tillsynsregister för miljövårdsmyndigheten.
Öppen tillgång till datamaterial med hjälp av teknisk gränsyta
Informationsmaterialen finns inte öppet tillgängliga med hjälp av teknisk gränsyta.
Myndighet som fattar beslut om utlämnande av information
Informationsbegäranden lämnas in till Larsmo kommuns registratur som vidarebefordrar begäran till rätt person i organisationen för svar.
Post: Larsmo kommun
Norra Larsmovägen 30
68570 Larsmo
E-post: registraturen@larsmo.fi
Tfn: 06-7847 111